Att flytta ditt kontor är mycket jobb. Att veta hur man förbereder sig för en flytt är därför viktigt. Från att hitta ett nytt utrymme till att packa ihop allt på ditt kontor, det är viktigt att se till att ditt företag fungerar sömlöst under hela processen med att flytta kontor.
För att göra saker enklare före, på och efter flyttdagen har vi satt ihop en tidslinje för kontorsflyttning för att säkerställa att bytet till ett nytt kontor kommer att gå utan problem i den här detaljerade handlingsplanen för kontorsflyttning.
Contents
Hur man förbereder sig för en kontorsflytt
Flytt ska aldrig börja på “flyttdagen”. Istället bör du behandla att flytta ett kontor som en process i flera steg som börjar i god tid före ditt flyttdatum.
Utveckla en tidslinje för kontorsflyttning
Att utveckla en tidslinje för kontorsflytt hjälper din personal – och alla andra som är inblandade i flytten – att hålla sig på samma sida. När du skapar din tidslinje, tänk på följande:
Förbereda personal för en kontorsflytt
Det är viktigt att ge dina anställda besked i god tid innan flyttprocessen påbörjas. Att förbereda personalen för en kontorsflytt ger dem tid att planera i förväg för sin nya arbetspendling. Att flytta kontor kan potentiellt lägga till eller minska sin pendlingstid, vilket potentiellt kan påverka deras barnomsorg eller andra arrangemang.
Schemalägg runt viktiga företagsdatum
Du vill inte flytta ett kontor samma dag som ett viktigt konferenssamtal eller större möte med internationella kunder, eller hur? Se till att du väljer ett datum som inte stör ditt företags dagliga funktioner.
Tänk på ditt hyresavtal
För att hålla nere kostnaderna och undvika överlappande hyresbetalningar, försök att välja ett datum som ger dig tillräckligt med tid för att få allt flyttat och för att få din tidigare kontorsyta ordentligt tömd och städad.
Meddela din hyresvärd
Alla hyresavtal är olika. Kontrollera alltid ditt nuvarande hyresavtal innan du väljer ett flyttdatum för att säkerställa att du har tillräckligt med tid för att meddela din hyresvärd att du inte kommer att förnya ditt nuvarande hyresavtal.
Se till att alla anställda och leverantörer som ditt företag har att göra med är medvetna om flytten. Redan innan du väljer ett datum är det en bra sak att börja nämna att företaget kommer att flytta. Det är möjligt att vissa anställda kommer att behöva leta efter ett nytt jobb om de känner att de inte vill eller kan pendla till den nya kontorsplatsen. För att undvika eventuella problem med anställda, försök att ge dem tillräckligt med tid för att ta reda på sina personliga uppgifter, om det behövs.
Besök det nya kontorsutrymmet
Att besöka det nya kontoret innan din flytt hjälper dig att undvika potentiella problem genom att åtgärda och åtgärda dem först.
Målning
Om du vill måla ditt nya utrymme, anlita professionella målare. Även om målning kan låta som en bra idé vid den tidpunkten, blir det ofta ett mycket större uppdrag än du ursprungligen trodde.
Ta mått
Mer troligt än inte kommer ditt nya kontorsutrymme inte att vara exakt som ditt gamla. För att undvika problem med att flytta in möbler och andra stora föremål till det nya kontoret på flyttdagen, ta och registrera mått på dörröppningar och varje enskilt rum i det nya utrymmet.
Gör en lista över nödvändiga reparationer
Om ditt nya utrymme kräver reparationer är det viktigt att göra en lista över trasiga eller skadade områden att ge till din nya hyresvärd innan du flyttar in. Men om du gör ändringar i utrymmet som kräver att du anlitar entreprenörer, börja ställa upp dem nu.
Kontorsändringar kan vara högljudda och otroligt röriga. Det sista du vill ha är ett gäng ofullständiga projekt i ditt nya utrymme på flyttdagen.
Uppdatera din företagsadress
En företagsflytt påminner mycket om en personlig flytt genom att din adress behöver uppdateras på ungefär en miljon olika ställen.
Google My Business
Se till att kunderna fortfarande kan hitta dig! Innan flyttdagen är det viktigt att uppdatera din adress via Google My Business. Om du inte redan har ett konto hos Google My Business rekommenderar vi starkt att du registrerar dig för ett. Google My Business är ett bra sätt att hålla sig engagerad med dina kunder, dela företagsuppdateringar och bloggar, foton och kundrecensioner.
Skapa en inventarielista
Även när du anlitar professionella flyttare såsom flyttfirma Göteborg är det fortfarande viktigt att hålla reda på alla föremål på ditt kontor som du planerar att flytta till ditt nya utrymme. Skapa en digital lista och spara en papperskopia för ditt företags register.
I det sällsynta fallet att något försvinner, kommer du att kunna lokalisera alla föremål som var felplacerade under flytten och kunna hålla flyttarna ansvariga för de saknade föremålen.
Kontorsartiklar till inventering
Att ta en fullständig och fullständig inventering av varenda sak på ditt kontor skulle ta nästan lika mycket tid som själva flytten. För att göra saker enklare kan du lämna små föremål som markörer, kuddar och andra kontorsmaterial.
För att hålla din inventarielista för kontorsmaterial fokuserad, här är några saker du definitivt bör inkludera på din lista för att komma igång:
- Kopieringsmaskiner
- Arkiveringsskåp
- Tavlor & whiteboards
- Konstverk, speglar och annan väggdekor
- Köksmaskiner som kylskåp, mikrovågsugnar och brödrost
- Kontorsmöbler inklusive skåp, skrivbord, skrivbordsstolar, soffor, bord, etc.
- Kontorselektronik som datorer och bärbara datorer, TV-apparater och bildskärmar, skrivare, etc.
Handla kontorsmöbler
Ha dina mått i åtanke när du handlar möbler. Om du handlar online, filtrera det efter storlekar eller om du handlar personligen, se till att meddela dem att du har dina mått så att du inte slösar tid på att titta på möbler som inte passar. Ha färger i åtanke för vad som matchar dina kontorsväggar och golv.
Möte med byggnadsledningen
Träffa din nya byggnadschef för att bygga upp den relationen och förtroendet. Det är viktigt att träffas personligen minst en gång för att sätta ett ansikte åt ett namn. Se till att du har deras fullständiga kontaktinformation i händelse av en nödsituation.
Regler för kontorsbyggnad
När du träffar din byggnadsledning, fråga dem om det är några specifika regler som måste följas i byggnaden. Varje kontor är olika med olika ledningsgrupper. Det är viktigt att respektera människors utrymme och fråga dem vilka regler (om några) som du eller dina anställda bör vara medvetna om innan du flyttar in. När du har fått reglerna, kommunicera dem med dina anställda. Du vill ha alla på samma sida hela tiden!
Byte av försäkring
Byt över din försäkring till ditt nya kontor. Ring dem i förväg för att informera dem om förändringarna som händer när du flyttar kontor. Det är viktigt att ha alla försäkringspapper gjorda innan inflyttningen, så att du har din försäkring i kraft samma dag som du flyttar.
IT-inspektion
Låt göra en IT-besiktning före/under och efter kontorsflyttning. Se till att låta dem inspektera ditt wifi och andra IT-tekniker.
Under din flytt, ha ditt IT-team där för att installera dina telefoner och datorer för att se till att de fungerar korrekt. Det är bättre att ha dem där den dag du flyttar så att du kan lösa problem på plats (wifi-anslutningar etc.). Du vill inte stoppa dina arbetsdagar på grund av tekniska problem.
