Undrar du hur man planerar ett event? Att tänka på att organisera ett event kan kännas överväldigande först. Du börjar med bara en vision och en budget, sedan förvandlar du det till ett evenemang fullt av gäster och alla komponenter som krävs för ett lyckat event.
Beroende på typen av event kommer massor av detaljer att variera. Men oavsett vad är några steg som är absolut nödvändiga. Eftersom att organisera ett event kan vara svårt, och det är många saker du måste tänka på använder många eventplattformar för att göra processen smidigare och eventet lyckat.
Låt oss ta en titt på vad du behöver tänka på för att anordna ett event och hur en eventplattform såsom Magnet kan hjälpa dig att lyckas.
Contents
Vad är de viktigaste sakerna du måste tänka på?
Det finns givetvis en mängd olika saker du bör tänka på. Och om du inte är tillräckligt organiserad är det lätt att vissa saker faller mellan stolarna. Här är de mest centrala du bör tänka på:
- Administration av eventet
- Biljetthantering
- Gästanmälningar
Hitta en plats som passar ditt evenemangssyfte och budget!
Platsen spelar en central roll när du ska anordna ett event. Studier har funnit att destinationsval kan öka närvaron med så mycket som 80 %! Men det är bara en liten del av varför det är så viktigt. Det har också enorma konsekvenser för framgången, innehållet av eventet, och deltagarnas övergripande engagemang.
Fråga därför dig själv: Vad är den perfekta platsen för just ditt syfte? Och lika viktigt, kommer det att passa din budget?
Det är som att designa scenen. Vilken typ av känsla vill du att scenen ska ha när dina deltagare kommer ut? Det har en direkt inverkan på deras upplevelse.
Anmälningssystem
När du ska anordna ett event måste du se till att
För detta är det oftast smidigast att använda ett eventplaneringsverktyg. Du kan till exempel använda Magnet för eventhantering för att effektivisera arbetet och göra det lättare att hålla koll på alla olika delar. Använd Magnet som bokningssystem för dina event och gör det smidigt för dina deltagare att anmäla sig, men också smidigt för dig att administera alla anmälningar. Att hantera hundratals eller tusentals deltagare utan något som helst system är ett recept för misslyckande och är svårt att göra på ett smidigt och effektivt sätt. Magneteventsgör det enkelt att ha koll på gästanmälningar, administration, betalningar, avbokningar och bokningar, och mycket mer.
Följ upp och för statistik
För att kunna ha en överblick över ditt event och dess framgång är det viktigt att föra statistik och data både innan och efter. Med rätt data och statistik kommer du att kunna följa upp och utvärdera ditt evenemang på ett bra och smidigt sätt.
Med Magnets plattform kan du bland annat följa:
- Ordrar
- Antal deltagare
- Hur många deltagare som har checkat in
- Hur många biljetter som är kvar till försäljning
- Total försäljningssumma
Allt detta presenteras på ett smidigt och praktiskt sätt så att du har full koll på hur det går.
Hantering av biljetter
Att hantera biljetter för ditt evenemang är en av de viktigaste men också svåraste delarna av att anordna ett event. Detta inkluderar dels försäljning men också hantering av tillgängliga biljetter. Det finns dessutom många olika typer av biljetter som du kan använda, och olika sätt som du kan hantera dina biljetter. Magnets eventplattform inkluderar bland annat:
- Check in-app
- Early Bird
- Rabatter och rabattkoder
- Tidsstyrd försäljning
- Lägg till produkter/erbjudanden
- Kostnadsfria biljetter
- Välj deltagaruppgifter på köparen
- Möjlighet till reservplatser
Hantera betalning
När du ska anordna ett event med inträdesavgift är alltid betalningslösning en viktig och central del. Många som anordnar event har problem med att implementera ett smidigt och effektivt sätt att ta betalt på. Magnet eventplattform har identifierat dessa svårigheter och gör det väldigt smidigt att ta betalt för ditt event. Via deras plattform kan du sätta upp en mängd olika betalningsalternativ såsom:
Att dessutom erbjuda många olika betalningssätt är viktigt för att tillgodose olika kunders behov och önskemål. Detta kan följdaktligen göra att fler väljer att köpa biljetter. Det är väl känt att om processen att köpa något är för svår kommer en del kunder att ge upp. Tappa inte kunder på detta sätt och använd därför en heltäckande event
Ekonomihantering
Om vi fortsätter på spåret om ekonomi så är det flera andra komponenter i eventplaneringsprocessen som många kämpar med. Detta är inte minst när det kommer till saker såsom kvitton, rapporter, olika momssatser, med mera. Detta är också någonting som Magnet eventplattform har tänkt på och plattformen låter dig därmed få full översikt och kontroll over alla dessa frågor vilket gör arbetet enklare och sparar massor av tid.
